Il lavoro operativo si complica quando i dati vengono copiati tra fogli di calcolo, le approvazioni restano nei messaggi e non è chiaro quale versione sia aggiornata. FlowApps LAB sviluppa software su misura per i processi esistenti, valutando insieme ruoli degli utenti, dati e regole di business. Il punto di partenza è un problema concreto, non un lungo elenco di funzionalità.
Poche persone gestiscono un processo semplice, i dati sono facili da riconciliare e lo strumento esistente offre già i controlli di accesso necessari. Modelli più chiari, responsabilità definite o una piccola integrazione possono risolvere il problema senza una nuova applicazione.
Ruoli diversi richiedono viste o permessi differenti, gli stessi dati vengono inseriti più volte oppure validazioni e approvazioni devono essere coerenti. Prima, verificare se un prodotto esistente può essere configurato per soddisfare queste esigenze in modo ragionevole. Un'applicazione su misura comporta anche responsabilità di manutenzione, assistenza ed evoluzione futura.
Individuare i dati principali, le loro relazioni e i campi obbligatori. Definire quando un record è completo, come gestire i duplicati e quali correzioni sono consentite dopo che un altro processo ha usato quei dati.
Definire chi può creare, consultare, modificare, approvare o riaprire un record. Includere eccezioni come richieste rifiutate, assenza di chi approva e correzioni successive all'approvazione. Questi percorsi spesso contano più dell'aspetto del modulo principale.
Specificare cosa entra ed esce dall'applicazione, quale sistema è il riferimento e come risolvere le differenze. Descrivere i report in base alle decisioni che devono supportare, ai campi necessari e ai filtri o alle esportazioni usati davvero.
L'impegno non dipende soltanto dal numero di schermate. Qualità dei dati, regole di accesso, eccezioni, integrazioni, migrazione, report e responsabilità di pubblicazione incidono sull'ambito. La stima deve quindi basarsi su processi reali, dati di esempio e dipendenze tecniche, non solo su un elenco di funzioni. Le incertezze vengono individuate prima di definire l'ambito finale della consegna.
Un primo ambito può completare un intero processo anziché lasciare incompleti molti moduli. Concordare dati in ingresso, gestione delle eccezioni e criteri di verifica. Decidere anche quali attività restano negli strumenti esistenti e chi manterrà la nuova applicazione. In questo modo le alternative sono chiare prima di aggiungere schermate o automazioni.