Betriebliche Arbeit wird unübersichtlich, wenn Daten zwischen Tabellen kopiert werden, Freigaben in Nachrichten stehen und die aktuelle Version unklar ist. FlowApps LAB entwickelt individuelle Software für bestehende Arbeitsabläufe und betrachtet dabei Benutzerrollen, verwendete Daten und Geschäftsregeln gemeinsam. Ausgangspunkt ist ein konkretes Problem, keine lange Funktionsliste.
Wenige Personen einen einfachen Ablauf bearbeiten, Datensätze leicht abgleichbar sind und passende Zugriffskontrollen bestehen. Klarere Vorlagen, Zuständigkeiten oder eine kleine Integration können eine neue Anwendung überflüssig machen.
Unterschiedliche Rollen eigene Ansichten oder Rechte benötigen, Daten mehrfach erfasst werden oder Prüfungen und Freigaben einheitlich bleiben müssen. Zunächst sollte geprüft werden, ob ein vorhandenes Produkt sinnvoll konfiguriert werden kann. Eigene Software bedeutet auch Verantwortung für Wartung, Support und Änderungen.
Zentrale Datensätze, Beziehungen und Pflichtfelder bestimmen. Festlegen, wann ein Datensatz vollständig ist, wie Duplikate behandelt werden und welche Korrekturen nach einer Weiterverarbeitung erlaubt sind.
Erstellen, Lesen, Bearbeiten, Freigeben und Wiederöffnen einzelnen Rollen zuordnen. Ablehnungen, abwesende Freigebende und nachträgliche Korrekturen berücksichtigen. Diese Wege sind oft wichtiger als die Gestaltung des Hauptformulars.
Datenflüsse, führendes System und den Umgang mit Abweichungen festlegen. Berichte anhand der unterstützten Entscheidungen, benötigten Felder und tatsächlich verwendeten Filter oder Exporte beschreiben.
Der Aufwand hängt nicht allein von der Anzahl der Oberflächen ab. Datenqualität, Berechtigungsregeln, Ausnahmefälle, Integrationen, Datenmigration, Berichte und Zuständigkeiten bei der Veröffentlichung beeinflussen den Gesamtumfang direkt. Eine Schätzung stützt sich deshalb auf tatsächliche Abläufe, Beispieldaten und technische Abhängigkeiten, nicht nur auf eine Funktionsliste. Unsicherheiten werden offengelegt, bevor der Lieferumfang festgelegt wird.
Der erste Umfang kann einen vollständigen Ablauf statt vieler halbfertiger Module abdecken. Eingaben, Ausnahmebehandlung und Ergebnisprüfung werden vereinbart. Auch verbleibende Aufgaben in vorhandenen Werkzeugen und die Wartungsverantwortung werden festgelegt. So werden Abwägungen vor weiteren Ansichten oder Automatisierungen sichtbar.